Toelichting bij score 2019

Archief- en informatiebeheer
De lokale archiefregelingen zijn actueel en vastgesteld.

De zorg en het beheer van archieven bij de uitbesteding van taken naar de Gemeenschappelijke Regeling Regio West-Brabant (RWB) eindigt per 1 januari 2020. De zorg voor de analoge archieven van de RWB, voor 2011 tot 2020, zetten we voort en ronden we af.

Van de analoge bestanden is een actueel en logisch samenhangend overzicht beschikbaar. Van de digitale bestanden kunnen we vanuit de vakapplicaties actuele overzichten maken.

Het is ons doel om per 1 januari 2022 volledig digitaal te werken. Op dit moment werken we aan de overgang van analoog naar digitaal. Analoge archiefbestanden voeren nog de boventoon binnen de informatiehuishouding. Voor bestanden binnen de vakapplicaties en het zaaksysteem is de zogenaamde TMLO-standaard verplicht.

We hanteren de aanbevelingen vanuit de zogenaamde kpi-cyclus om de kwaliteit te meten en te verbeteren. Ook in de handleidingen voor het Zaaksysteem en het Generiek Handboek Vervanging Etten-Leur namen we paragrafen op over kwaliteitseisen.

De aansluiting bij en de eerste overdracht naar het e-depot van het West-Brabants Archief (WBA) vond in november 2019 plaats. De overdracht van het archiefbestand 1990-1999 staat gepland voor het eerste kwartaal 2020.

Financieel toezicht
De provincie oordeelde dat de begroting 2019 niet structureel en reëel in evenwicht was. Het was echter voldoende aannemelijk dat dit evenwicht uiteindelijk in het laatste jaar van de meerjarenraming tot stand zou worden gebracht. Daarom gold voor het begrotingsjaar 2019 het normaal geldend repressief toezicht.

Op basis van de criteria beoordeelt de provincie de begroting als ‘voldoet met kanttekeningen’. In het dashboard is daarom de kleur ‘geel’ opgenomen.

Huisvesting vergunninghouders
Eind 2016 en in de eerste helft 2017 ontstond buiten de invloed van de gemeente om een achterstand in de huisvesting. Door een lager aantal woningopzeggingen dan normaal liep deze achterstand vervolgens op. In de tweede helft van 2018 stelden we in overleg met de provincie een plan van aanpak op. Het doel hiervan was de achterstand voor 1 januari 2020 in te lopen. Dat lukte ons. We voldoen vanaf 2020 weer aan de taakstelling.